Het is allang niet meer de taak van de HR manager om declaraties te controleren en om de verlof- en verzuimadministratie op orde te houden. Het gaat tegenwoordig op de afdeling HR veel meer over thema’s als werkgeluk, loopbaanontwikkeling en strategische personeelsplanning. Om de afdeling in staat te stellen op deze thema´s te focussen is het noodzakelijk om EHRM software te gebruiken. Die software neemt de HR afdeling vrijwel alle administratieve taken uit handen. Ook zorgt de software ervoor dat werknemers zich meer betrokken gaan voelen bij HR.
Self Service
Een belangrijk onderdeel van de EHRM software is de Self Service unit voor werknemers. Dit is een module die door de werknemers gebruikt kan worden om hun urenregistratie door te geven en om zaken als verlof, ziekte, declaraties, etc. aan de organisatie door te geven. Het EHRM systeem zorgt er vervolgens voor dat deze gegevens worden verwerkt en automatisch in de loonadministratie terug te vinden zijn. De Self Service voor werknemers kan via intranet worden gebruikt, maar ook via een app, die speciaal hiervoor is ontwikkeld. De Self Service is 24/7 beschikbaar.
Manager Self Service
De Self Service module voor de managers heeft diverse andere mogelijkheden. Managers kunnen deze module gebruiken om de declaraties en de urenregistratie van de werknemers te controleren en te accorderen. Ook zijn er mogelijkheden om medewerkers te beoordelen en hen uit te nodigen voor een gesprekscyclus. Deze Self Service werkt in de praktijk prima om managers meer te betrekken bij HR gerelateerde onderwerpen. Ook hebben zij de kans om tijdig bij te sturen op het gebied van HR gerelateerde kwesties op hun afdeling. Doordat deze Self Services de HR manager veel werk uit handen neemt kan die tijd besteden aan onderwerpen als visie, beleid en advies.
Kosten besparen
Een EHRM systeem ontlast in eerste instantie de HR manager. Die is immers verlost van de administratieve rompslomp van het verwerken van declaraties en dergelijke, omdat dit door de werknemers zelf wordt gedaan. Wat zorgt voor een extra kostenbesparing bij de HR managers is, dat de EHRM software gekoppeld is aan de Payroll software. Daardoor kunnen de betalingen van de salarissen bijna zonder tussenkomst van een HR manager worden uitgevoerd. Die zal alleen nog meldingen ontvangen bij uitzonderingen. Hij hoeft dus niet bang te zijn dat hij de controle kwijt raakt.