Met de uitbreiding van het Coronavirus zijn veel organisaties hun standpunt over werken op afstand opnieuw aan het evalueren. Hoewel er veel tegenstanders van afstandswerk zijn, zijn meningen over de voordelen of nadelen ervan nu naast de kwestie. Maar een overgang maken van werken op locatie naar werken op afstand moet niet zijn als het afscheuren van een pleister.
Vooral gezien de vrees van veel werkgevers of productiviteitsverlies, kunnen de technologische hulpmiddelen die een bedrijf kiest een enorm bepalende factor zijn in de vraag of iedereen nog verbonden is en aan het werk. Uiteindelijk is het de verantwoordelijkheid van de werkgever om een ervaring te bieden die het personeel in staat stelt om niet alleen door te werken, maar ook nieuwe methoden van productiviteit te vinden. Kortom, ze moeten een gedeelde virtuele werkruimte bieden.
Wat is een virtuele werkruimte?
De virtuele werkruimte is de plaats waar en de manier waarop mensen in je bedrijf online samenwerken. Hij bestaat in de software en programma’s die je gebruikt om dagelijks te communiceren en te werken. Van kantoorfavorieten als Slack tot procesgerichte project software, je bedrijf heeft een groeiend aantal manieren om samen te werken.
Maar wat is de waarde van een samenwerkende virtuele werkruimte? En hoe kan het je bedrijf verbeteren?
Hier zijn vijf belangrijke voordelen die ze bieden aan werknemers van bedrijven met elk soort model van werken op afstand en ter plaatse:
- Bevorder de bedrijfscultuur
Veel werknemers communiceren met elkaar via sociale media platforms. Maar ze werken zelden op die manier samen. Terwijl marketing teams sociale media gebruiken om je bedrijf aan de rest van de wereld bekend te maken, heb je een manier nodig om dingen intern te delen.
Virtuele werkplaatsen bieden functies voor intern delen die op dezelfde manier werken als sociale media. Werknemers kunnen bedrijfsnieuws, grote overwinningen, persoonlijke prestaties, of iets anders dat cultureel bij je kantoor past, posten. Deze functies zijn vooral nuttig voor medewerkers op afstand die misschien geen gemakkelijke manier hebben om op de hoogte te blijven van bedrijfsbreed nieuws.
Een goede bedrijfscultuur gaat niet alleen over sociale berichten – het gaat erom je werknemers dynamische manieren te bieden om met elkaar in contact te komen. Enquêtes en interne quizzen kunnen heel geschikt zijn om bedrijfsuitstapjes te plannen of digitale “evenementen” die mensen samenbrengen.
- Verminder de afhankelijkheid van e-mail
Zelfs als je bedrijf een app als Slack of Google Chat gebruikt om intern te communiceren, ben je waarschijnlijk veel tijd kwijt aan het heen en weer sturen van e-mails. Een artikel in Inc. meldt dat “de gemiddelde kantoormedewerker 2,5 uur per dag besteedt aan het lezen en beantwoorden van gemiddeld 200 e-mails.” Die berichten omvatten waarschijnlijk:
– Verzoeken om documenten
– Bewerkingen of bijwerkingen van bestaand werk
– Gesprekken in verband met een taak of project
– Follow-ups van taken
Omdat ze buiten je belangrijkste softwarepunt bestaan, raken documenten en follow-ups die via e-mail gestuurd worden nogal eens verloren in gesprekken. Als je medewerkers ze moeten vinden, zoeken ze waarschijnlijk in antwoorden om te vinden wat ze zoeken. Die ervaring hebben we allemaal wel eens gehad – en het is een enorme tijdverspiller.
Als oplossing kan een collaboratieve virtuele werkruimte documenten centraliseren en discussies over taken en projecten mogelijk maken.
- Verbetert de workflow
Net als de problemen die e-mail veroorzaakt, is het ontbreken van een enkele plaats om documenten en gesprekken op te slaan een wegversperring voor een gestroomlijnde werkstroom.
Laten we duidelijk zijn: werknemers mogen geen bedrijfsdocumenten overdragen via e-mail of chat. Dat is een slecht idee, niet alleen omdat sommige van die documenten gevoelige gegevens kunnen bevatten. Het is ook een van de belangrijkste manieren waarop informatie verloren gaat.
Een gedeelde digitale interface zou het enige moeten zijn dat je nodig hebt om bedrijfsdocumenten op te slaan, te bewerken, bij te werken en over te dragen. Met dit model hoeven medewerkers geen e-mails of chatberichten te sturen om iets te vragen. In plaats daarvan loggen ze gewoon in op het systeem en krijgen toegang tot wat ze ook maar zoeken.
Stel je voor dat elke medewerker van je bedrijf inlogt op één enkel systeem. Stel je nu voor dat dat het enige is waarop ze gedurende hun hele werkdag hoeven in te loggen. Alleen al die ervaring verenigt zowel de medewerkers op afstand als die ter plaatse.
- Verbindt externe gebruikers
Terwijl het voor je werknemers belangrijk is om werk op één plaats te bewaren, hoe zit het met degenen buiten je bedrijf? Hoe kunnen klanten, verkopers, of zelfs kandidaten met je in contact komen?
Een gedeelde virtuele werkruimte kan verder reiken dan wat intern is. Met portals kan elke externe belanghebbende rechtstreeks verbinding maken. En je wilt dat ze om verschillende redenen verbinding maken:
– Klanten in staat stellen facturen te betalen, werkhistorie te bekijken, en contracten goed te keuren
– Verkopers zoeken, snel contact leggen, en hen rekeningen laten indienen
– Vacatures maken, sollicitanten online laten solliciteren, en communicatie automatiseren
Dat is nog maar een kleine greep uit de functionaliteit die portalen bieden. Of je de portal nu beschouwt als een uitbreiding van je virtuele werkruimte of als een geïntegreerd geheel, ze maken een uitgebreide ervaring mogelijk.
- Verwijdert silo’s
Afdelingssilo’s kunnen bestaan binnen elke soort kantoorconfiguratie. Silo’s belemmeren de samenwerking, vooral wanneer die het meest nodig is. Op hun slechtst maken silo’s softwaresystemen nodig die meerdere versies van de waarheid produceren. Daardoor riskeer je nauwkeurigheid van gegevens en algemene transparantie te verliezen.
Een collaboratieve virtuele werkruimte breekt per definitie de silo’s af. Werknemers hebben er toegang tot alle documenten die ze mogen zien. Dat betekent dat als iemand van de boekhouding toegang nodig heeft tot verkoopgegevens, hij niet een langdurig proces hoeft te doorlopen om er bij te kunnen.
Conclusie
Werkplekken zullen meer in de richting gaan van samenwerkende en afgelegen omgevingen. Zelfs nu het land (en de wereld) herstelt van de fall-out van het Coronavirus, zal werken op afstand waarschijnlijk blijven toenemen en aan legitimiteit winnen. En in scenario’s waar werknemers ofwel 100% op afstand, 100% ter plaatse, of gesplitst werken, heb je samenhang in communicatie en samenwerking nodig.
Tip: Het meest volledige en veilige ICT-pakket met een online werkplek
Virtuele werkplekken verbinden iedereen in je bedrijf, waar ze ook zijn. Door besprekingen, documenten en gegevens te centraliseren, kunnen je werknemers alles op één platform doen. De kans is groot dat ze gelukkiger en productiever zijn als je je software hub hebt gedefinieerd als de place to be.